Bài toán thu hút khách hàng tham gia sự kiện chưa bao giờ dễ dàng đối với mỗi đơn vị tổ chức. Nhất là trong thời kỳ dịch bệnh, tình cảnh “vườn không nhà trống” tại các sự kiện càng trở nên nghiêm trọng hơn.

Tăng trải nghiệm khách hàng

Hơn bao giờ hết, khách hàng luôn ưa thích sự trải nghiệm và đặt chúng lên hàng đầu. Cụ thể, khi tham gia một sự kiện, họ luôn mong muốn nhận được sự an toàn và quan tâm nhất định. Ví dụ như lời nhắc lịch hẹn, hướng dẫn đỗ xe tại địa điểm... trước sự kiện một vài ngày. Chính những điều tưởng chừng như rất nhỏ lại khiến khách hàng cảm thấy bản thân thực sự được trân trọng tại chính sự kiện mình tham gia.

Quá trình check-in cũng trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Đã qua rồi thời hàng người nối đuôi nhau chờ lượt check-in. Đây thực sự là điều nhà tổ chức sự kiện nên quan tâm. Đặc biệt là những sự kiện có quy mô người tham dự lên đến vài trăm người trở lên.

6 phương thức check-in tại sự kiện

Sau sự kiện, các đơn vị cũng thường bỏ qua khâu chăm sóc. Chỉ cần một bức thư cảm ơn đã tham gia sự kiện cũng có thể lưu lại ấn tượng tốt đẹp của nhà tổ chức trong tâm trí khách hàng. Sẽ thực sự đáng tiếc bởi nếu nhà tổ chức không chú trọng khâu chăm sóc khách hàng bởi họ có thể cảm thấy bản thân bị thiếu tôn trọng. Điều này trực tiếp dẫn đến những hậu quả về sau như khó remarketing hay đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh tiếp theo.

Tăng ưu đãi cho người tham gia

Tổ chức lễ khai trương là một hoạt động đặc biệt quan trọng và có sức ảnh hưởng lớn đến danh tiếng, sự nghiệp của người chủ tổ chức. Vì vậy, dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì các công tác hoạch định sự kiện đều được thực hiện tỷ mỉ, cẩn trọng nhằm đảm bảo 100% sự kiện diễn ra thành công, suôn sẻ.

Vậy các công đoạn chuẩn bị tổ chức lễ khai trương bao gồm những đầu công việc gì? Hãy cùng Đại Lâm Event tìm hiểu nhé!

Let's start!

Công đoạn chuẩn bị cho lễ khai trương

Để chuẩn bị cho bất kỳ một buổi lễ quan trọng nào đều có nhiều bước chuẩn bị. Lễ khai trương - khánh thành thành công cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa công ty và đơn vị tổ chức. Bạn có thể tham khảo những bước chuẩn bị sau:

• Lên kế hoạch, ý tưởng cho chương trình.
• Lựa chọn thời điểm, địa điểm tổ chức.
• Cách thức tổ chức.
• Lên chi tiết nội dung chương trình (kịch bản tổ chức)
• Lựa chọn, bố trí nhân sự cho từng phần nội dung.
• Hoàn thành các giấy phép tổ chức ( nếu có)

Nghi thức cắt băng:

Đây là nghi thức quan trọng, trung tâm của buổi lễ. Nghi thức diễn ra khoảng thời gian ngắn nhưng lại là điểm nhấn cho chương trình. MC mời các đại biểu lên làm nghi thức, đội lễ tân mang khay băng vải đỏ lên sân khấu.

Khoảng khắc cắt băng cùng tiếng pháo nổ ra, đội lân rực rỡ xung quanh,tiếng vỗ tay chúc mừng là giây phút long trọng với Công ty.

Tham quan công trình khánh thành:

Các đại biểu sẽ đi tham quan công trình được khánh thành với sự hỗ trợ của nhân viên Công ty. Khách tham quan sẽ được thấy tận mắt, có cái nhìn chân thực từ những lời giới thiệu trước đó trong chương trình. Từ đó, Công ty có thể thu thập được ý kiến từ khách hàng cách khách quan, trung thực nhất sau buổi lễ.

Tiệc ngồi/ tiệc trà

Bạn có thể bố trí tiệc teabreaf nhẹ nhàng cùng bánh ngọt, quả, nước ép trái cây. Khách mời có thể thưởng thức tiệc trà thư thái, cùng trò chuyện trao đổi thông tin.

Nếu ngân sách nhiều hơn, bạn có thể tổ chức bữa tiệc ngồi cùng món khai vị, món chính, món tráng miệng. Khách hàng có thể có nhiều thời gian ở lại với sự kiện. Công ty có thêm thời gian lấy ý kiến của khách hàng. Nó là cách kết nối giữa Công ty và các đối tác, khách hàng.

Tiễn khách và trao quà tri ân

• Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm
• Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình
• Hotline: 0903 205 559
• Website: tochucsukiendailam.com

Với mỗi doanh nghiệp, cửa hàng mới thì sự kiện khai trương không thể không tổ chức.

Buổi lễ khai trương ghi dấu bước khởi đầu cho đơn vị. Buổi lễ được dùng làm bước truyền thông quảng cáo của đơn vị đến khách hàng, đối tác mới. Thông qua buổi lễ, khách mời sẽ có đánh giá về triển vọng, định hướng phát triển của đơn vị trong tương lai. Sự kiện khai trương là vô cùng quan trọng.

Nếu bạn không chuẩn bị một kịch bản khai trương hoàn hảo sẽ mất thời gian trong khâu chuẩn bị và chạy chương trình. Không những thế chi phí phát sinh sẽ nhiều hơn so với dự trù ban đầu. 

Đại Lâm Event sẽ chia sẻ những thông tin bổ ích để bạn có một buổi lễ khai trương tiết kiệm thời gian, đúng quy trình.

Lên khung thời gian nhất định để tổ chức

Ngoài vấn đề dự trù ngân sách thì lên thời gian chạy chương trình là vấn đề cần được lưu tâm. Nếu có khung giờ cụ thể, chi tiết, đầy đủ thì quá trình chuẩn bị đầu tiên này sẽ làm chương trình chạy hoàn hảo hơn.

Ước lượng thời gian buổi lế khai trương diễn ra trong bao lâu tránh trường hợp chương trình kéo dài quá lâu gây nhàm chán hoặc quá nhanh gây mất cảm xúc cho người xem. Bạn có thể tránh những phát sinh chi phí không đáng có nếu được lên kế hoạch cụ thể.

Thời gian tổ chức phụ thuộc vào yếu tố quy mô buổi lễ. Nếu ngân sách có hạn và quy mô đơn vị không quá lớn, nội dung chương trình gồm các tiết mục có thể lược bớt.

Kịch bản cần nội dung cơ bản như múa lân đón khách, giới thiệu đại biểu, lời phát biểu của khách mời, cắt băng khai trương, tiến khách, kết thúc buổi lễ.Nếu đơn vị muốn buổi lễ trang trọng, số lượng khách mời lớn thì cần kịch bản chi tiết hơn tạo ấn tượng cho khách đến dự.

Từ khâu lên ý tưởng, trang trí cần sự sáng tạo, tạo sự hấp dẫn  ngay từ ban đầu.  Cổng chào bằng bóng hơi hoặc tấm formex, những banner, standeer được đặt trước mặt tiền. Hệ thống âm thanh khuấy động trước buổi lễ thu hút sự chú ý, chào đón khách mời.

Khi buổi lễ bắt đầu, các tiết mục biểu diễn mang tính chất vui vẻ, sôi động tạo cảm xúc đến người xem. Có những tiết mục kết thúc buổi lễ thành công tốt đẹp.

Thời điểm tổ chức khai trương

Ở Việt Nam, trước khi tổ chức buổi lễ quan trọng, họ thường xem ngày, giờ đẹp, hợp phong thủy. Nếu chọn được ngày, giờ đẹp là mốc thời gian để chuẩn bị các khâu kế tiếp. Nếu ngày cuối tuần thì thời gian đó lượng khách đến tham dự đông hơn.

Nếu ngày thường bạn có thể khai trương chiều muộn để khách mời có thời gian tham dự buổi lễ. Bạn cần lưu ý tránh khung giờ cao điểm, giao thông không thuận lợi, hoặc buổi trưa vì ảnh hưởng đến tâm lý khách đến dự.

Những lưu ý cho lễ khai trương

Phần lớn lễ khai trương, hoa cúng sẽ dùng hoa cúc hoặc đồng tiền. Điều này mang lại may mắn, công việc của đơn vị tổ chức suôn sẻ, thuận lợi.

Các món đồ cúng trong ngày khai trương không thể thiếu như heo quay, gà luộc, đĩa xôi, ngũ quả.

Nếu đơn vị tổ chức là kinh doanh thực phẩm, sản phẩm dịch vụ việc sử dụng sản phẩm mẫu cho khách dùng thử, ăn thử. Khách hàng có thể thấy rõ nhất, sản phẩm của đơn vị chất lượng thế nào. Từ đó, đơn vị tổ chức có thể tìm được đối tác, khách hàng sau buổi lễ.

Sự kiện nào nên được tổ chức vào buổi tối?

Địa điểm tổ chức sự kiện vào buổi tối

Ưu điểm của các sự kiện được tổ chức vào buổi tối

Thời điểm thuận lợi cho khách mời

Không gian tiệc tối lung linh, sang trọng

Thời gian tổ chức tiệc tối

Đồng nghĩa với điều này, việc lên ý tưởng, lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương, ngày càng là một vấn đề khó giải quyết. Nếu bạn làm theo các ý tưởng thông thường thì sự kiện của bạn không thể phát huy hết được ý nghĩa của nó. Nét giống nhau gần như hoàn toàn giữa các event khai trương sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy nhàm chán và không còn hứng khởi, mặn mà với công ty, doanh nghiệp.

Vậy bạn đang đứng trước một khó khăn! Quyết định kế hoạch triển khai kế hoạch sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận hiện tại lẫn tương lai của bạn. Đừng quá nóng vội! Không làm qua loa! Hãy tìm hiểu thật kỹ hoặc liên hệ với các công ty chuyên tổ chức sự kiện để được giúp đỡ. Như vậy, sự kiện của bạn đã thành công đến 90%. Chỉ còn bước thực hiện.

Bây giờ, với kinh nghiệm lâu năm trong nghề tổ chức sự kiện, Đại Lấm event sẽ tư vấn thêm cho bạn một vài gợi ý để lễ khai trương của bạn thành công vang dội.

Let's start!

1.  Sáng tạo từ cái đã có

Tham khảo, suy nghĩ và phân tích các hoạt động mừng khai trương đã làm hoặc thông qua internet, sách báo, bạn có thể sao chép một phần việc lập kế hoạch. Nhưng chú ý hãy lấy những ý tưởng cơ bản để làm sườn cho chương trình của bạn. Đừng lấy tất cả! 

Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong tất cả các khâu của sự kiện cũng sẽ tạo nên nét riêng cho chương trình của bạn. Hãy cố gắng làm nổi bật nhất những gì bạn đã làm và lan tỏa ý nghĩa đến với những người tham dự sự kiện. 

Bạn đừng lo lắng về vấn đề sao chép. Bởi bất cứ ai học hay làm điều gì cũng sẽ bắt đầu từ việc học những thứ của người khác. Nhưng hãy biến cái của người khác thành cái của mình theo đúng nghĩa của nó. 

2.  Chú ý đến sở thích của người tham dự

Nhưng!

Sở thích của mỗi người rất khó nhận biết và không thể làm thỏa mãn hết được tất cả mọi người. Vì vậy nên, bạn hãy cố gắng nhất có thể để tạo ra được sự kiện đặc biệt. Như chỉ dành riêng cho những khách mời tham gia.

Hãy tìm hiểu chung và phân nhóm khách hàng về độ tuổi, giới tính, ngành nghề... để từ đó thiết kế không gian, vật trang trí cho sự kiện hợp lý nhất. 

3.  Sử dụng trí tưởng tưởng 

Mức độ unique và sáng tạo của sự kiện phụ thuộc vào trí tưởng tượng của bạn. Hãy cảm nhận và phác họa khung cảnh của các hoạt động trong lễ khai trương táo bạo, mới lạ, độc đáo, không cần phải hạn chế. Lúc này, hãy tưởng tưởng mở rộng, liệt kê tất cả những gì bạn nghĩ đến dù nó có thể thực hiện được hay không? Rồi cuối cùng bạn sẽ lọc ra những ý tưởng trân thực, sáng tạo và phù hợp nhất.

Mẹo thiết kế băng rôn khai trương đẹp

4. Một vài mẹo nhỏ

Với một kế hoạch sáng tạo có thể thực hiện được, cần chú ý ba vấn đề sau:

Thư mời

Khi kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khai trương có thể được thực hiện thì việc phát hành thư mời tới các khách mời tham dự là điều cần thiết, Thư mời là kênh truyền thông đầu tiên của sự kiện, bạn không thể xem thường. Khuyến khích những khách đã nhận được thư mời tích cực gửi nó đến nền tảng xã hội để tạo thành sự lan truyền thứ hai của sự kiện.

Liên hệ với giới truyền thông

Trong giai đoạn đầu của sự kiện, cần liên hệ với các nền tảng truyền thông, công ty quảng cáo, đài truyền hình,… thông qua việc cấy ghép các mẩu quảng cáo, rao vặt… để tăng thêm động lực và hướng con người của công ty tiến lên. Kể từ thời đại truyền thông, mọi người là một cái micro, và lễ khai trương đang ở giai đoạn đầu, công tác tuyên truyền phải được chuẩn bị đầy đủ, để khơi dậy sự thèm ăn của người tiêu dùng và thu hút khách hàng tiềm năng.

Theo dõi phương tiện

Việc mời giới truyền thông tham dự lễ khai mạc có thể nâng cao phong cách hấp dẫn của lễ khai mạc. Giới truyền thông phải theo dõi mọi lúc, bao gồm ghi lại địa điểm diễn ra sự kiện và các báo cáo liên quan ở giai đoạn sau của sự kiện và dựa vào các phương tiện truyền thông để phát biểu nhằm phát huy tối đa tác động của lễ khai mạc.

Nếu bạn vẫn còn phân vân và muốn được tìm hiểu chi tiết hơn về quá trình, kế hoạch, kịch bản của tổ chức sự kiện khai trương, thì hãy liên hệ với chúng tôi.

Xem thêm: Ý nghĩa của việc múa lân sư rồng ngày khai trương

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com

Bạn đang lên kế hoạch tổ chức event cho công ty? Bạn đang lo lắng về những rủi ro có thể gặp phải? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để có biện pháp và phương án dự phòng nhé!

Một sự kiện được diễn ra là tập hợp của rất nhiều những hoạt động, con người cũng như các đối tác liên quan. Do đó việc xử lý và kiểm soát các rủi do mà các nhà sự kiện nên quan tâm và đặt ra hàng đầu để có thể thành công trong mỗi sự kiện nên những sự kiện thành công.

1. Các rủi ro sự kiện thường gặp

Bất kế các sự kiện đều có những rủi ro và tiềm ẩn những nguy cơ xảy ra, tuy nhiên khi ta lường trước được những rủi ro và chuẩn bị các biện pháp, phướng án tình huống xử lý thì hậu quả xảy ra rất nhỏ. Các rủi ro có thể xảy ra trong các tình huống sau:

- Rủi ro trong lập kế hoạch

Khi lập kế hoạch, chúng ta phải đưa ra một kế hoạch thật chi tiết, bên cạnh các nội dung chính về sự kiện thì những vấn đề bên lề hay những sự cố xảy ra quanh sự kiện chúng ta cũng cần đưa vào trong kế hoạch, để từ đó với bản kế hoạch sẽ đề ra được những phương án xử lý. Khi có kế hoạch, mọi công việc được triển khai sẽ khoa học và nhanh chóng, đều trong sự tính toán của người quản lý sự kiện.

- Có thể rủi ro trong hoạch định ngân sách: Khi lên ngân sách người quản lý sự kiện cần đưa ra mức ngân sách phù hợp với thực tế. Nếu đưa ra ngân sách thấp hơn so với thực tế sẽ bị hao hụt vào ngân sách của công ty, gây ra lãng phí, thiếu sự kiểm soát trong ngân sách. Do đó, cần lên ngân sách phù hợp với thực tế nhất để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

- Và Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: Đây là vấn đề quan trọng quyết định tới số lượng khách mời khi tham dự sự kiện. Người quản lý sự kiện cần nắm rõ. Do đó việc chăm sóc khách hàng khi tới dự sự kiện cần được quản lý và theo dõi. Sát sao trong việc mời khách tới dự sự kiện cũng chính là cách để khách mời thấy được sự trân trọng từ công ty khi họ tới tham dự sự kiện.

- Bên cạnh đó rủi ro trong quyết định vị trí, địa điểm không gian tổ chức sự kiện: không gian quá chật hẹp không đáp ứng đủ cho số lượng khách mời tới tham dự cũng là một rủi ro cần lưu ý. Hoặc chọn những không gian tổ chức gây ảnh hưởng tới mọi vấn đề xung quanh như gây ách tắc giao thông, ảnh hưởng tới sự làm việc của các cơ quan khác.

- Rủi ro sự kiện đến từ việc đảm bảo an toàn trong thời gian sự kiện diễn ra. Đối với các sựu kiện đông người tham dự, việc đảm bảo an toàn trong suốt thời gian diễn ra sự kiện là một vấn đề hết sức quan trọng và khó khăn. Tình trạng chen lấn, xô đẩy, cháy nổ hỏa hoạn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do đó, việc quản lý khách mời khi đến tham dự sự kiện là điều cần thiết và chuẩn bị các phương án đề phòng cháy nổ, bạo động trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

- Rủi ro trong chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự kiện: Việc khảo sát và lên các phương án dự phòng về việc sử dụng điện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện là điều cần thiết. Rất nhiều các sự kiện khi đang diễn ra bị mất điện, nguyên nhân có thể là do nhảy áp, điện bị cắt, hoặc có kẻ cố ý tắt nguồn điện. Ngoài ra các ấn phẩm như backdrop, standee, phông bạt cần được quản lý sát sao trong quá trình setup và diễn ra sự kiện để tránh bị kẻ ngoài phá hoại gây ảnh hưởng tới sự kiện.

- Ngoài ra rủi ro từ các yếu tố môi trường: Yếu tố thời tiết là vấn đề quan tâm hàng đầu khi nhà quản lý sự kiện tổ chức ngoài trời. Bên cạnh đó các yếu tố liên quan đến vấn đề cấp phép, các tiết mục ảnh hưởng đến văn hóa thuần phong mỹ tục cũng cần lưu tâm.

2. Các bước quản trị rủi ro sự kiện và xử lý

-        Tìm hiểu chung các rủi ro có thể xảy đến đối với sự kiện

-         Xác định mức độ của rủi ro

-         Phân tích rủi ro

-        Đánh giá mức độ rủi ro

-        Kiểm soát các vấn đề phát sinh

-        Đưa ra các giải pháp giảm thiểu rủi ro

-        Rút kinh nghiệm và điều chỉnh các giải pháp phù hợp

Xem thêm:

Chọn ngày khai trương và những điều cần biết

Trên đây chỉ là những kinh nghiệm tổng quan nhất mà Đại Lâm Event đúc kết được trong quá trình tổ chức các sự kiện của mình. Đại Lâm hi vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình quản trị rủi ro sự kiện cho công ty, doanh nghiệp mình. Đừng ngại liên hệ với Đại Lâm Event để nhận được sự tư vấn cũng như những lời khuyên hữu ích về ngành tổ chức sự kiện.

Trước đây, đối với mỗi sự kiện khởi công, khánh thành, khai trương, động thổ, các tiết mục truyền thống quen thuộc đối với khán giả có thể là trống hội, múa lân chúc mừng. Hiện nay, nếu các tiết mục trên vẫn duy trì biểu diễn theo lối cũ sẽ gây ra sự nhàm chán. Do đó, Đại Lâm xin được giới thiệu tới các bạn và quý khách hàng tiết mục mới sáng tạo và sôi động để thay đổi các không khí trước đây:

Múa trống nước!

👉👉👉 Cho thuê lân sư rồng giá rẻ

Múa Trống nước hiện nay đã được rất nhiều cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn làm tiết mục mở màn cho sự kiện của mình bởi lẽ Múa trống nước đẹp về cả hình thức và nội dung ý nghĩa ở sau tiết mục, nếu như chúng ta phân tích và tìm hiểu kỹ về nó.

Về hình thức: Múa trống nước mang tới cho người xem cái nhìn đẹp mắt, lôi cuốn mãn nhãn với những vũ công trẻ trung, xinh đẹp. Kết hợp với âm thanh sôi động dựa trên beat thu âm sẵn, và những giọt nước ly ti  bắn lên sau những tiếp trống của vũ công kết hợp với hệ thống chiếu sáng chuyên nghiệp và màn hình led hiển thị hiệu ứng visual sáng tạo, quý vị sẽ được cảm nhận tiết mục mở màn vô cùng hoành tráng, công phu với sự chuyên nghiệp cao.

Về ý nghĩa: Múa trống nước luôn được ưu tiên là tiết mục mở màn vì ý nghĩa may mắn của nó. Nước – theo triết học cổ được cho là sự khởi nguồn, là căn nguyên của sự sống, mang tới những khát khao mong muốn về sự sống cháy bỏng. Theo quan niệm dân gian Việt Nam từ bao đời nay, nước cũng là biểu thị cho sự sinh sôi, nảy nở phát triển không ngừng. Cùng với đó là tiếng trống, đánh thức cho sự sinh sôi nảy nở đó được vang xa. Vậy nên, múa trống nước chính là mong muốn ẩn sau cho mỗi doanh nghiệp, họ hy vọng đó là sự phát triển, tiến xa trong chặng đường tương lai phía trước với đầy ắp hy vọng, hoài bão để gặt hái thành công

Đại Lâm Event chuyên cung cấp biểu diễn tiết mục trống nước mở màn đặc sắc với tất các các sự kiện tùy theo nhu cầu của khách hàng, bởi Đại Lâm sở hữu cho mình hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình led hiện đại bậc nhất Việt Nam hiện này cùng đội ngũ nhân sự kinh nghiệm lâu năm, chắc chắn sẽ đem đến các tiết mục mở màn mới mẻ và sáng tạo tới quý khách hàng

Hãy liên hệ tới Đại Lâm ngay để được gặp đạo diễn Trần Tùng, một trong những đạo diễn sáng tạo có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn về tổ chức sự kiện.