Bạn đang lên kế hoạch tổ chức event cho công ty? Bạn đang lo lắng về những rủi ro có thể gặp phải? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để có biện pháp và phương án dự phòng nhé!

Một sự kiện được diễn ra là tập hợp của rất nhiều những hoạt động, con người cũng như các đối tác liên quan. Do đó việc xử lý và kiểm soát các rủi do mà các nhà sự kiện nên quan tâm và đặt ra hàng đầu để có thể thành công trong mỗi sự kiện nên những sự kiện thành công.

 

1. Các rủi ro sự kiện thường gặp

Bất kế các sự kiện đều có những rủi ro và tiềm ẩn những nguy cơ xảy ra, tuy nhiên khi ta lường trước được những rủi ro và chuẩn bị các biện pháp, phướng án tình huống xử lý thì hậu quả xảy ra rất nhỏ. Các rủi ro có thể xảy ra trong các tình huống sau:

- Rủi ro trong lập kế hoạch

Khi lập kế hoạch, chúng ta phải đưa ra một kế hoạch thật chi tiết, bên cạnh các nội dung chính về sự kiện thì những vấn đề bên lề hay những sự cố xảy ra quanh sự kiện chúng ta cũng cần đưa vào trong kế hoạch, để từ đó với bản kế hoạch sẽ đề ra được những phương án xử lý. Khi có kế hoạch, mọi công việc được triển khai sẽ khoa học và nhanh chóng, đều trong sự tính toán của người quản lý sự kiện.

- Có thể rủi ro trong hoạch định ngân sách: Khi lên ngân sách người quản lý sự kiện cần đưa ra mức ngân sách phù hợp với thực tế. Nếu đưa ra ngân sách thấp hơn so với thực tế sẽ bị hao hụt vào ngân sách của công ty, gây ra lãng phí, thiếu sự kiểm soát trong ngân sách. Do đó, cần lên ngân sách phù hợp với thực tế nhất để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

- Và Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: Đây là vấn đề quan trọng quyết định tới số lượng khách mời khi tham dự sự kiện. Người quản lý sự kiện cần nắm rõ. Do đó việc chăm sóc khách hàng khi tới dự sự kiện cần được quản lý và theo dõi. Sát sao trong việc mời khách tới dự sự kiện cũng chính là cách để khách mời thấy được sự trân trọng từ công ty khi họ tới tham dự sự kiện.

- Bên cạnh đó rủi ro trong quyết định vị trí, địa điểm không gian tổ chức sự kiện: không gian quá chật hẹp không đáp ứng đủ cho số lượng khách mời tới tham dự cũng là một rủi ro cần lưu ý. Hoặc chọn những không gian tổ chức gây ảnh hưởng tới mọi vấn đề xung quanh như gây ách tắc giao thông, ảnh hưởng tới sự làm việc của các cơ quan khác.

- Rủi ro sự kiện đến từ việc đảm bảo an toàn trong thời gian sự kiện diễn ra. Đối với các sựu kiện đông người tham dự, việc đảm bảo an toàn trong suốt thời gian diễn ra sự kiện là một vấn đề hết sức quan trọng và khó khăn. Tình trạng chen lấn, xô đẩy, cháy nổ hỏa hoạn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do đó, việc quản lý khách mời khi đến tham dự sự kiện là điều cần thiết và chuẩn bị các phương án đề phòng cháy nổ, bạo động trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

- Rủi ro trong chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự kiện: Việc khảo sát và lên các phương án dự phòng về việc sử dụng điện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện là điều cần thiết. Rất nhiều các sự kiện khi đang diễn ra bị mất điện, nguyên nhân có thể là do nhảy áp, điện bị cắt, hoặc có kẻ cố ý tắt nguồn điện. Ngoài ra các ấn phẩm như backdrop, standee, phông bạt cần được quản lý sát sao trong quá trình setup và diễn ra sự kiện để tránh bị kẻ ngoài phá hoại gây ảnh hưởng tới sự kiện.

- Ngoài ra rủi ro từ các yếu tố môi trường: Yếu tố thời tiết là vấn đề quan tâm hàng đầu khi nhà quản lý sự kiện tổ chức ngoài trời. Bên cạnh đó các yếu tố liên quan đến vấn đề cấp phép, các tiết mục ảnh hưởng đến văn hóa thuần phong mỹ tục cũng cần lưu tâm.

2. Các bước quản trị rủi ro sự kiện và xử lý

-        Tìm hiểu chung các rủi ro có thể xảy đến đối với sự kiện

-         Xác định mức độ của rủi ro

-         Phân tích rủi ro

-        Đánh giá mức độ rủi ro

-        Kiểm soát các vấn đề phát sinh

-        Đưa ra các giải pháp giảm thiểu rủi ro

-        Rút kinh nghiệm và điều chỉnh các giải pháp phù hợp

Xem thêm:

Chọn ngày khai trương và những điều cần biết

Trên đây chỉ là những kinh nghiệm tổng quan nhất mà Đại Lâm Event đúc kết được trong quá trình tổ chức các sự kiện của mình. Đại Lâm hi vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình quản trị rủi ro sự kiện cho công ty, doanh nghiệp mình. Đừng ngại liên hệ với Đại Lâm Event để nhận được sự tư vấn cũng như những lời khuyên hữu ích về ngành tổ chức sự kiện.