Doanh nghiệp của bạn đang muốn tổ chức 1 chương trình hội nghị tri ân khách hàng, ngoài các khâu dự trừ tổ chức, lên danh sách khách mời, viết kịch bản, nội dung cho chương trình - Vấn đề in thiệp mời sự kiện chất lượng gửi đến khách hàng, đối tác là điều vô cùng cần thiết và quan trọng. Bởi lẽ, nó không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh của doanh nghiệp, mà còn quyết định tới quyết định của người nhận.

Tham khảo: Lời dẫn chương trình hội nghị khách hàng

1. Gửi thư mời hội nghị  khách hàng trực tiếp

Thư mời hội nghị khách hàng được thiết kế và ghi rõ tên khách hàng, tên công ty tổ chức cùng địa điểm, thời gian tổ chức buổi hội nghị. Các công ty, doanh nghiệp có thể gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp; bằng cách cử nhân sự đến những nơi làm việc của khách hàng để gửi thư mời. Hoặc có thể gửi thư mời qua đường bưu điện; qua dịch vụ chuyển phát nhanh đến công ty hoặc nơi ở của khách hàng.

Việc gửi thư mời trực tiếp sẽ đảm bảo được sự trân trọng của công ty đối với khách hàng. Đồng thời khẳng định được khách hàng đã nhận được thư mời; và nắm rõ thông tin về thời gian, địa điểm và đối tượng tổ chức hội nghị để đến tham dự.

Có thể bạn quan tâm: 7 lợi ích của việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

2. Gửi thư mời qua các thiết bị điện tử

Tuy cách gửi thư mời hội nghị khách hàng trực tiếp thể hiện được sự trân trọng tuyệt đối; và khẳng định được sự cẩn thận của đối tượng tổ chức hội nghị. Nhưng lại mất thời gian và tốn chi phí vận chuyển thư mời. Thay vào đó, các công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện việc gửi thư mời hội nghị khách hàng; thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính.

Các công ty, doanh nghiệp có thể soạn những tin nhắn với đầy đủ nội dung; thông tin cần thiết về buổi hội nghị và gửi đến tất cả các khách hàng của mình qua số điện thoại của họ. Ngoài ra, có thể yêu cầu bộ phận nhân sự, chăm sóc khách hàng thực hiện việc gọi điện; để mời khách hàng đến tham dự buổi hội nghị kèm tin nhắn đã được gửi trước đó. Để đảm bảo khách hàng đã nhận được thư mời qua điện thoại.

Bên cạnh đó, các công ty, doanh nghiệp có thể gửi thư mời qua thư điện tử. Bản mềm của thư mời sẽ được các công ty tải lên; và gửi cho khách hàng qua e-mail của họ. Cách thức này sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí thực hiện. Đồng thời vẫn gửi được đầy đủ thông tin cùng hình ảnh đẹp mắt của thư mời đến khách hàng của mình.

Đặc biệt với hình thức này. Các công ty, doanh nghiệp có thể đảm bảo được thư mời sẽ được gửi đến khách hàng trong thời gian sớm nhất. Rất tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho công ty.

3. Lựa chọn in thiệp mời hội thảo phù hợp

Chắc chắn rằng, với một thiết kế thiệp mời hội nghị đẹp và chất liệu giấy sang trọng sẽ được nhiều người chú ý hơn cả. Bởi lẽ điều này giúp tạo nên một bộ thiệp mời hoàn hảo và ấn tượng. Bên cạnh đó, còn tùy thuộc vào mục tiêu và mục đích của từng sự kiện mà người chủ lựa chọn loại thiệp mời phù hợp nhất.

Đối với hội thảo nhỏ, tầm quan trọng và ảnh hưởng không nhiều thì tấm thiệp mời được in từ các loại giấy phổ biến. Chẳng hạn như Coucher, Ford kết hợp với những thiết kế ấn tượng, đẹp để tạo nên nét ấn tượng dành cho khách mời.

Nhưng ở những hội thảo, hội nghị quan trọng, tầm ảnh hưởng đến nhiều người, cấp quốc gia hay hội thảo quốc tế bạn muốn thể hiện được đẳng cấp của đơn vị tổ chức cũng như nhấn mạnh nội dung của hội nghị. Khi đó, chất liệu giấy in có thể lựa chọn những loại cao cấp hơn để đề cao giá trị của hội nghị hay sự kiện.

Hiện nay, thị trường có nhiều lại giấy, chất liệu giấy khác nhau để bạn có thể lựa chọn loại thích hợp nhất. Bạn nên hiểu rằng, chất liệu in quyết định đến 70% chất lượng của mẫu thiệp mời hội thảo.

Nhiều người cho rằng chỉ cần thiết kế đẹp mắt, đầy đủ nội dung là sẽ giấy ấn tượng với người nhấn. Nhưng đối với bộ thiệp mời hội thảo, sự kiện cao cấp thì đẹp là chưa đủ. Theo đó, bộ thiệp mời cần hoàn hảo mọi chi tiết từ thiết kế đến chất liệu in.

4. Điểm cần lưu ý khi in thiệp mời hội thảo

Để có được mẫu thiệp mời hội nghị đẹp và phù hợp bạn nên tham khảo một số lưu ý cụ thể được chúng tôi tổng hợp dưới đây.

• Nội dung của thiệp mời: Những thông tin về thời gian, địa điểm hay nội dung chương trình nên chú ý trình bày ngắn gọn, đơn giản, rõ ràng và cụ thể.

• Chất liệu giấy in: Hiện nay thị trường có nhiều loại giấy in khác nhau vì thế tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của sự kiện, hội thảo mà bạn có thể lựa chọn mẫu khác nhau. Theo đó, định lượng giấy thích hợp để in thiệp mời sự kiện cao cấp đó là khoảng 300 gsm trở lên.

• Lời mời: Các chuyên gia cho rằng, mục đích chính của thiệp mời chính là kêu gọi, nhắc lịch cho quý khách hàng về sự kiện và hội thảo mà họ được mời. Chính vì thế mà nên sử dụng ngôn ngữ trịnh trọng. Nhờ đó có thể tạo cho khách hàng cảm giác sự có mặt của mình quan trọng như thế nào.

• Chất lượng: Để có được điều này, bạn nên chọn đơn vị làm thiệp mời chuyên nghiệp. Bởi lẽ, nhờ vậy mà khách hàng yên tâm hơn về màu sắc, chất lượng in sau khi hoàn thành theo đúng yêu cầu. Khách hàng cũng tránh lựa chọn sai lầm dẫn đến phải in đi in lại nhiều lần gây lãng phí.

5. Tại sao in thiệp mời hội thảo lại quan trọng?

Thiệp mời chính là công cụ giúp bạn có thể thu hút hoặc gây ấn tượng với đối tác, khách mời đến với sự kiện và hội thảo của mình.

Qua thiệp mời nhằm thể hiện sự trân trọng và cũng như thay lời cảm ơn đến với khách hàng. Những mẫu thiết kế đẹp mắt, sang trọng sẽ giúp khách hàng có ấn tượng tốt. Từ đó, tăng khả năng khách hàng, khách mời đến với hội thảo, hội nghị.

Với công nghệ và máy móc hiện đại chúng tôi hân hạnh cung cấp các loại in thiệp mời hội thảo khác nhau. Chẳng hạn như in nhanh thư mời hội thảo, có thể lấy ngay trong ngày. Ngoài ra, chúng tôi nhận làm thiệp mời hội nghị số lượng khác nhau, im thiệp mời ép kim, dập chìm, dập nổi hoặc bế hình sản phẩm…

Công ty Đại Lâm event với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề cùng đội ngũ nhân viên năng động và sáng tạo. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng với mức giá thành cực kỳ tốt. Với sự chuyên nghiệp từ thiết kế đến in ấn của Đại Lâm đảm bảo mang đến sự hài lòng dành cho bạn. Chất lượng phục vụ đứng đầu, nhiệt tình khẳng định rằng đầy là địa điểm lý tưởng dành cho bạn nếu như có ý định in mẫu thiệp mời hội thảo chất lượng.

Đọc tiếp: Kinh nghiệm thiết kế trong tổ chức sự kiện